We willen graag dat ouders voor 8.45 uur de afwezigheid van hun kind melden. Dit kan telefonisch, persoonlijk, of via een e-mail.

De conciërge of de administratief medewerker schrijven de naam van de leerling op en de reden van het verzuim. Zij registreren vervolgens het verzuim in het leerlingvolgsysteem door middel van eenduidige codes. Ook leerlingen die te laat komen worden geregistreerd. Dit zijn de leerlingen die na 8.30 uur op school komen zonder dat er een verlof is aangevraagd.

De conciërge/administratief medewerker loopt aan het begin van de ochtend een rondje langs de groepen om de absenten op te nemen. Is een kind afwezig zonder dat zijn/haar afwezigheid gemeld is, dan nemen zij contact op met de ouders.

Als er mogelijk sprake is van ongeoorloofd verzuim of er is geen contact mogelijk met de ouders/verzorgers, dan wordt dit gemeld bij de directeur. De directeur beslist of vervolgacties noodzakelijk zijn en overlegt eventueel met de intern begeleider.

Vervolgacties bij te laat komen
Bij vaker te laat komen (meer dan 6 keer per maand), voert de directeur een gesprek met de ouders. Hierin worden afspraken gemaakt over het op tijd komen. Ook wordt aangekondigd dat bij 9 keer te laat komen binnen die maand een melding wordt gedaan bij de leerplichtambtenaar.

Ook als het te laat komen aanhoudt over een langere periode neemt de directeur contact op met de ouders om ze uit te nodigen voor een gesprek. Als het te laat komen daarna nog steeds aanhoudt, meldt de directie het ongeoorloofd te laat komen bij de leerplichtambtenaar. Hier worden de ouders van op de hoogte gebracht.

Vervolgacties bij ziekte
In Amsterdam worden in overleg met de GGD de volgende criteria gehanteerd voor zorgwekkend ziekteverzuim:

  • langdurig ziekteverzuim: langer dan 10 aaneengesloten dagen ziek;
  • frequent ziekteverzuim: vaker dan 3x in 2 maanden ziek;
  • twijfelachtig ziekteverzuim: twijfel over de verklaring van het ziek zijn, het vermoeden dat ziekte niet de oorzaak is van het verzuim, bijvoorbeeld bij zeer vage klachten, bij regelmatig te late ziekmeldingen, vaak ziek bij bepaalde lessen of op bepaalde dagen, etc.

Stappen bij ziekte van een leerling
Is een leerling meer dan 5 dagen ziek, dan neemt de leerkracht contact op met de ouders. Als de afgesproken ziekteperiode verlopen is en de leerling is nog niet op school, neemt de leerkracht opnieuw contact op met de ouders. In de volgende gevallen wordt het ziekteverzuim besproken met de intern begeleider:

  • De leerling is langer dan 10 aaneengesloten dagen ziek
  • De leerling wordt vaker dan 3x ziek gemeld in 2 maanden;
  • Er is twijfel over de verklaring van het ziek zijn;
  • Er zijn zorgen over de leerling.
  • Bij frequent- en /of twijfelachtig ziekteverzuim zal de directeur contact opnemen met de ouders. Eventueel kan worden besloten om de schoolarts in te schakelen.

In de volgende gevallen doet de school een melding van verzuim aan de leerplichtambtenaar:

  • Leerling en ouders houden zich niet aan de afspraken die met de schoolarts zijn gemaakt over terugkeer naar school en het ziekteverzuim houdt aan.
  • Leerling en ouders verschijnen niet op het spreekuur van de schoolarts en het ziekteverzuim houdt aan.

Ongeoorloofd verzuim
De directeur spreekt de ouders aan om informatie in te winnen omtrent het ongeoorloofd verzuim. Als een leerling meer dan 16 les- of klokuren (3 dagen) binnen 4 aaneengesloten lesweken ongeoorloofd afwezig is wordt het verzuim bij leerplicht gemeld. Deze melding wordt ook in het leerlingvolgsysteem gezet, inclusief de acties die de school heeft ondernomen.

Luxe verzuim
Dit is verzuim waarbij leerlingen op vakantie gaan buiten de vastgestelde vakanties, zonder toestemming van de directeur of de leerplichtambtenaar. Het kan ook gaan om een ziekmelding aansluitend voor of na een schoolvakantie, waarbij de school het vermoeden heeft dat het een onterechte ziekmelding is en dat het om vakantie gaat.

Extra verlof
Extra verlof mag alleen worden toegekend wegens gewichtige omstandigheden of vanwege de aard van het beroep van (één van) de ouders. 

Verlof voor het voldoen aan religieuze verplichtingen moeten ouders minimaal 2 dagen te voren aan de school, liefst schriftelijk, kenbaar maken (dit is een kennisgeving, geen aanvraag).

De directeur neemt een beslissing bij aanvragen van 10 dagen of minder. Bij twijfel kan de directeur contact opnemen met de leerplichtambtenaar. De directeur blijft echter verantwoordelijk voor het nemen van de beslissing. De leerplichtambtenaar neemt een gemotiveerde beslissing bij aanvragen van meer dan 10 dagen.

Als de aanvraag is gehonoreerd geeft de directeur het verlof door aan de administratief medewerker. Zij verwerkt het verlof in het leerlingvolgsysteem en informeert de leraar van de groep. Ook afgewezen extra verlof moet worden geregistreerd, zodat actie kan worden ondernomen als de leerling er in die periode niet is of ziek wordt gemeld.

Als de leerling niet terug is na het toegekende verlof geeft de leraar van de groep dit door aan de administratie en wordt het in het leerlingvolgsysteem genoteerd als ongeoorloofd verzuim. De directie meldt het ongeoorloofd verzuim aan de leerplichtambtenaar.

Dossiervorming
Als er gesprekken worden gevoerd met ouders m.b.t. verzuim, dan wordt gebruik gemaakt van een oudergespreksformulier in het leerlingvolgsysteem. Extra verlofaanvragen worden bijgehouden door de directie. De verzuimregistratie wordt bijgehouden in het leerlingvolgsyteem. Indien nodig kan een uitdraai van het verzuim worden gemaakt.